Wanneer de betalingstermijn van een factuur is verstreken, mag de schuldeiser niet onmiddellijk incassokosten in rekening brengen. De schuldeiser dient eerst een herinneringsbrief te verzenden, waarin hij de consument 14 dagen tijd gunt om de factuur alsnog te voldoen. Deze herinneringsbrief wordt ook wel de “14-dagen brief” genoemd. Ook moet de schuldeiser in de 14-dagen brief aangeven hoe hoog de incassokosten zullen zijn als er niet tijdig wordt betaald.  Indien na 14 dagen blijkt dat de factuur nog steeds niet is voldaan, dan mag de schuldeiser en/of het incassobureau incassokosten in rekening brengen.

Wanneer een 14-dagen brief niet op de juiste manier is verzonden aan een consument, bestaat er een kans dat de incassokosten door de rechter afgewezen zullen worden. Voor consumenten is het daarom van belang om altijd na te gaan of zij daadwerkelijk een 14-dagen brief hebben ontvangen.